信息化管(guan)理 提升企業(ye)竟爭力(li)
——用友ERP成功應用在(zai)深思電工
一、推進理由
深思電工通過用友(you)ERP的(de)實施，搭建了共享的(de)企業的(de)信息化應用平(ping)(ping)臺(tai)，實現了財務(wu)與供應鏈業務(wu)的(de)一體化，同時內部管理水(shui)平(ping)(ping)進一步提升(sheng)，各業務(wu)部門的(de)工作得(de)到顯著改善：
1）公(gong)司(si)處于電(dian)器行業，生產(chan)方式面向渠道生產(chan)模(mo)(mo)式與訂單生產(chan)模(mo)(mo)式的結合，對公(gong)司(si)生產(chan)計(ji)劃(hua)管理要求(qiu)高；
2）ERP的項目(mu)實(shi)施幫助深思電工對主體(ti)業務(wu)流程進(jin)行了梳理和優(you)化,并借(jie)助U8軟件(jian)系統及企業相關配套制度加以固化。
3）企(qi)業的內部數(shu)據和信息(xi)實(shi)行專人集中(zhong)管理，保證了(le)其(qi)唯一性(xing)、準確性(xing)、有效性(xing)。
4）完善(shan)了以銷售為源頭的內控(kong)(kong)體系，實現(xian)訂單(dan)與發貨(huo)情(qing)況的跟蹤，對客戶實現(xian)信用(yong)額度控(kong)(kong)制，價格折扣的維護、發貨(huo)和(he)應收、收款環(huan)節得到控(kong)(kong)制。
5）實現物料(liao)計劃的自(zi)動展(zhan)算，解決了以往手工(gong)計劃準確性不高,效率低下的狀況(kuang)。
6）建立(li)供應商檔案的管理，實現采購(gou)訂單的審批(pi)流，到貨(huo)、付款等及時(shi)跟蹤(zong)采購(gou)情況。
7）實現出(chu)入(ru)庫(ku)(ku)數(shu)據(ju)的參(can)(can)照生(sheng)(sheng)成(cheng)，減少手工錄入(ru)的差錯(cuo)；采購入(ru)庫(ku)(ku)單(dan)參(can)(can)照到(dao)貨前單(dan)生(sheng)(sheng)成(cheng)，材料出(chu)庫(ku)(ku)單(dan)參(can)(can)照生(sheng)(sheng)產(chan)訂單(dan)生(sheng)(sheng)成(cheng)、產(chan)品入(ru)庫(ku)(ku)參(can)(can)照生(sheng)(sheng)產(chan)訂單(dan)生(sheng)(sheng)成(cheng)、銷售出(chu)庫(ku)(ku)單(dan)參(can)(can)照發貨單(dan)生(sheng)(sheng)成(cheng)。對公司各職能部門能及(ji)時了解(jie)到(dao)庫(ku)(ku)存(cun)的狀況。
8）實現成(cheng)本(ben)聯副產品核算，使公(gong)司產品核算更加準(zhun)確;
9）通過(guo)計劃管理(li)應用，減少(shao)了(le)人(ren)工核算(suan)的難度，減少(shao)了(le)計劃運算(suan)的周期(qi)，減少(shao)了(le)公司呆(dai)滯(zhi)品庫存積壓；
二、公司簡介
湖(hu)南深思電工實業有(you)限公司(si)，成立(li)于(yu)1987年(nian)，現有員工(gong)六百余人，是(shi)一家專業(ye)生產(chan)(chan)經營(ying)建筑高(gao)檔(dang)開(kai)關(guan)(guan)、插座、斷路器、照明支架的股(gu)份制企(qi)業(ye)。深(shen)思有著(zhu)二十(shi)多年(nian)的開(kai)關(guan)(guan)電(dian)器專業(ye)制造技術經驗，產(chan)(chan)品均通過(guo)中(zhong)國(guo)國(guo)家強制性產(chan)(chan)品認證(CCC認證)。深思營(ying)(ying)銷(xiao)網絡(luo)遍及全國，多個省市地區設有營(ying)(ying)銷(xiao)分部(bu)，為各級代理商、消(xiao)費者(zhe)提供及時周到的服務。
信息化歷程(cheng)
2004年開始(shi)使用(yong)新中大A3財務系統。
2008年(nian)9月啟動ERP系(xi)統項(xiang)目。
2009年(nian)2月(yue)，財務供應鏈生產(chan)一體(ti)化ERP項目成功(gong)上線。
2009年3月，系統運行正常，徹底甩開手(shou)工賬，項(xiang)目(mu)順利驗收(shou)。
2016年6月，啟用成本管理，實現(xian)成本系統自(zi)動核算。
2018年10月(yue)，啟用生(sheng)產計劃(hua)管(guan)理，系統(tong)自(zi)動展算采購計劃(hua)、生(sheng)產計劃(hua)、委外計劃(hua)；
2019年5月(yue)，升級公司OA系(xi)統；統一規(gui)范公司(si)審批流(liu)程，實現(xian)快速審批、符合風控要求；
三、總體應用流程及核(he)心應用模塊
ERP應用(yong)范圍
銷售(shou)風險(xian)的控制
應用部門：營銷部、財務部
管理難點：①開(kai)關照(zhao)明行業銷(xiao)售模式(shi)一(yi)般是先款(kuan)后(hou)貨(huo)(huo)，原(yuan)則上不允(yun)許(xu)賒銷(xiao)。但可以給不同級別的(de)客戶不同的(de)信(xin)用額(e)度(du)，應收貨(huo)(huo)款(kuan)在其(qi)額(e)度(du)范圍內方可允(yun)許(xu)發(fa)貨(huo)(huo)。實(shi)施U8之(zhi)前，深(shen)思電工(gong)的營銷部(bu)門在(zai)發貨之(zhi)前需(xu)要(yao)經過多次(ci)查詢報表，然(ran)進行人工(gong)累加計算后與信(xin)用額度進行比(bi)較，工(gong)作量大且麻(ma)煩(fan)。遇到需(xu)要(yao)有領導特批(pi)的訂單，也只是通過電話(hua)或口頭的方(fang)式，沒有批(pi)準記錄，存在一(yi)定的管理(li)漏洞。②銷售(shou)價格一(yi)般(ban)按客戶(hu)的重要級別進行折扣處理(li)，且不(bu)同的產品折扣不(bu)一(yi)致。人工模(mo)式下容易出錯，且價格方(fang)面較難(nan)控制，給企業的經營帶來潛(qian)在風險。
關鍵價值：通過U8的(de)銷(xiao)售(shou)管(guan)理模塊進行信用額(e)(e)度(du)和價(jia)格的(de)控制，對超(chao)信用額(e)(e)度(du)的(de)發貨建(jian)立信用審批(pi)體系。首(shou)先財務部門預(yu)置不同客戶相(xiang)應的(de)信用額(e)(e)度(du)和折扣，由系統(tong)自(zi)動(dong)完(wan)成信用額(e)(e)度(du)的(de)比(bi)對和控制工作，并轉移(yi)給不同的(de)信用審批(pi)人。銷(xiao)售(shou)價(jia)格也是自(zi)動(dong)獲(huo)取(qu)，且營銷(xiao)部門無法更改。既(ji)提(ti)高了工作效率，又彌補了管(guan)理漏洞，從而降低了企業經(jing)營的(de)資金(jin)風險。
功能(neng)模塊：銷售(shou)管(guan)理、應收管(guan)理
實時準確的庫存信息
應用部門：物控部(bu)
管理難點：由于(yu)之前的管理不規范，員工意識(shi)不高，發生的出(chu)入庫(ku)業務(wu)都是(shi)手(shou)工記賬或者是(shi)臨時寫在物料(liao)(liao)卡片上，口頭通知就可以領料(liao)(liao)出(chu)庫(ku)的現(xian)象(xiang)也時有發生，這種情況下倉(cang)庫(ku)的賬務(wu)比較混亂，實時了(le)解(jie)庫(ku)存信(xin)息就比較困難(nan)。
關鍵價值：通過ERP系(xi)(xi)統的實施，深思(si)電(dian)工實行(xing)了帳物分(fen)離管(guan)理(li)，即庫(ku)存由(you)專(zhuan)人依據各部門指令登(deng)電(dian)腦(nao)帳，只管(guan)賬，不管(guan)物，其(qi)他倉管(guan)員按系(xi)(xi)統打印單據收(shou)發料，只管(guan)物，不管(guan)賬。從(cong)而建立了一種(zhong)相互稽核監督的關(guan)系(xi)(xi)。因此庫(ku)存信息變(bian)的及(ji)時(shi)準確，各部門也可以通過共享的業務平臺實時(shi)了解庫(ku)存信息。
功能模塊：庫存(cun)管理、存(cun)貨核算
建立標準的財務核算體系
應用部門：財務部
管理難點：一(yi)方面，深(shen)思電工(gong)的(de)(de)生(sheng)產用料(liao)(liao)(liao)缺乏(fa)指導依據，都是成批按需(xu)領(ling)用，物料(liao)(liao)(liao)浪(lang)費現象比較普遍，且多(duo)領(ling)的(de)(de)物料(liao)(liao)(liao)也沒有辦理退料(liao)(liao)(liao)。另一(yi)方面，由于在塑料(liao)(liao)(liao)件的(de)(de)生(sheng)產環節會產生(sheng)水(shui)口(kou)料(liao)(liao)(liao)，且這個環節的(de)(de)質量不良報(bao)廢情況(kuang)也經(jing)常出現。所以(yi)，財務(wu)部門在進行(xing)產品(pin)成本核算的(de)(de)時候很難(nan)確(que)認材料(liao)(liao)(liao)的(de)(de)使用狀況(kuang)，財務(wu)核算比較困難(nan)。
應用價值：通過U8產(chan)(chan)(chan)品的(de)(de)(de)(de)物料清單(dan)定義單(dan)位(wei)產(chan)(chan)(chan)品消耗定額(e)，由系統自動計算(suan)每張生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)(chan)訂單(dan)的(de)(de)(de)(de)材料需用量，倉(cang)庫部門嚴格按單(dan)發料。遇到(dao)質量不良的(de)(de)(de)(de)情況，填(tian)寫(xie)超額(e)領料單(dan)。這樣深(shen)思電工財(cai)務部就比較容(rong)易的(de)(de)(de)(de)了(le)解每批產(chan)(chan)(chan)品的(de)(de)(de)(de)物料消耗，加(jia)強了(le)對(dui)生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)(chan)部門的(de)(de)(de)(de)考核(he)與監督，從(cong)而(er)建立起標準(zhun)的(de)(de)(de)(de)財(cai)務核(he)算(suan)體系。
功能模塊：物料清單(dan)、生產訂(ding)單(dan)
建立合理的庫存計劃
應用部門：計劃供應部
管理難點：公(gong)司產品系(xi)列(lie)、規格大(da)量增加(jia)，計(ji)劃展算(suan)時間長，計(ji)算(suan)工作量大(da)；從EXECL分解數據后再(zai)錄入(ru)到ERP系統(tong)，工作重復，錄入耗(hao)時；緊急插單多，對計劃影(ying)響大；手工計算很(hen)難考(kao)慮物料的齊套性，容易(yi)導致生產線停工待料，對生產影(ying)響很(hen)大；
應用價值：通過需求計(ji)劃(hua)運算，減輕的(de)計(ji)劃(hua)人員工作量，計(ji)算難(nan)度，大量減輕(qing)計(ji)(ji)劃計(ji)(ji)算的(de)時間，提(ti)高了計(ji)(ji)劃人員的(de)工作效率；減少了呆滯料發生，提(ti)高了生產(chan)用(yong)料的(de)配(pei)套率。通過梳(shu)理了(le)計劃流(liu)程(cheng)，規范了(le)管(guan)理制(zhi)度，明確了(le)操作流(liu)程(cheng)，加強了(le)(le)(le)部(bu)門與部(bu)門之間(jian)的銜接、溝(gou)通與制(zhi)約；規范了(le)(le)(le)管理(li)，減少隨意性，為公司實現(xian)“按(an)制(zhi)度管理(li)、按(an)流程(cheng)辦事、按(an)標準操作(zuo)”打(da)下(xia)堅定基礎；加強了(le)(le)(le)關(guan)鍵環節、薄弱環節的控制(zhi)，減少了(le)(le)(le)漏洞。提(ti)升管理(li)水平及盈利能力，為實(shi)現企業價值最大化打下堅定基礎，通過系統數據分(fen)析(xi)，準(zhun)(zhun)確發(fa)現(xian)生產經(jing)營中的(de)(de)(de)薄弱環(huan)節。從而(er)有(you)的(de)(de)(de)放(fang)矢的(de)(de)(de)進行改進和管理(li)；建(jian)立(li)合理(li)安全庫存(cun)標準(zhun)(zhun)、提高庫存(cun)的(de)(de)(de)準(zhun)(zhun)確性和周轉率。降(jiang)低了庫存(cun)資(zi)金占用。
功能模塊：物料清(qing)單、需求(qiu)規劃(hua)、采購管理(li)、生產管理(li)；
建立成本核算體系
應(ying)用部門：計劃供(gong)應部
管理難點：成本核算通過費用分攤成本計算難度大，聯副產(chan)品對成本影響(xiang)比較(jiao)大，數據(ju)分攤無法精確(que)；
應用(yong)價值：建立了成本核(he)算體系(xi)：將相應費(fei)用通過(guo)成本中心（沖壓、鉚合、注塑、裝(zhuang)配半成品、裝(zhuang)配成品）進(jin)行(xing)(xing)劃分，對原材料(liao)、直接人工、制造費用進(jin)行(xing)(xing)核算(suan)(suan)、分攤，對相應(ying)(ying)產品進(jin)行(xing)(xing)成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)核算(suan)(suan)。精確到料(liao)、工、費對應(ying)(ying)的成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)中心；核算(suan)(suan)相應(ying)(ying)的聯副產品（水口(kou)料(liao)、磷銅邊(bian)料(liao)等），在(zai)相應(ying)(ying)成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)計算(suan)(suan)的時(shi)候，扣減(jian)相應(ying)(ying)成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)品的成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)，使成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)核算(suan)(suan)更(geng)加(jia)準確；建(jian)立了標(biao)準成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)體(ti)系，可以(yi)通過標(biao)成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)與實價成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)進(jin)行(xing)(xing)比較，分析當(dang)期成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)波動的原因，給生(sheng)產管(guan)理提供參考建(jian)議；
提供報表查詢功能，如：完工產品匯總表、明細表，在現有報表不能提供情況下，利用報表開發平臺方式，在系統里面開發相應報表，以供管理、考(kao)核提供依據；
五(wu)、客戶(hu)證言(yan)
公(gong)司目前(qian)ERP正式上(shang)線使用，基本上(shang)取代了原(yuan)有的財務軟件，各數據在試(shi)運行過程中完全準(zhun)確，主流程也順(shun)暢，基本達到選型的提出的目標。ERP的實施對(dui)公司來(lai)說主要有以(yi)下幾(ji)個方面的收獲(huo)：
1、公司組織架構的完善(shan)：通(tong)過ERP的實施，公(gong)(gong)司(si)成(cheng)立(li)信息部門，為公(gong)(gong)司(si)集團化管(guan)理提供了很好的思路；通過ERP系統(tong)設(she)計的(de)(de)流程，公(gong)司(si)對部門進(jin)行了(le)(le)重(zhong)組(zu)，增設(she)了(le)(le)一(yi)些必要的(de)(de)崗位(wei)，特別(bie)是對生產(chan)調度，生產(chan)計劃，物料計劃，生產(chan)派(pai)工(gong)等(deng)崗位(wei)進(jin)行了(le)(le)明(ming)確(que)的(de)(de)界定(ding)，解決了(le)(le)公(gong)司(si)原有職責不清，工(gong)作不暢的(de)(de)局(ju)面。
2、公司管(guan)理行為的規范：通過(guo)用友(you)方的流程(cheng)調研與指導(dao)，公司在(zai)財(cai)(cai)務(wu)控(kong)制系統，生產流程(cheng)上作(zuo)了(le)很大(da)的變更，簡化了(le)公司的業務(wu)流程(cheng)，加強(qiang)了(le)財(cai)(cai)務(wu)的控(kong)制功(gong)能(neng)，公司在(zai)推行ISO過程中的一些制度也(ye)通過ERP得到了很好的(de)執(zhi)行(xing)。
3、員(yuan)工管理意識的提升：作為內地企業，生(sheng)產管理都是(shi)極為混亂(luan)的，員(yuan)工外出培訓學習的機會少，對新事物(wu)的接受程度低，不愿意改變。在ERP幾個(ge)月(yue)的實施中，經過雙方不間斷(duan)的強化培訓(xun)以及核心管(guan)理人員(yuan)(yuan)的全程參與，員(yuan)(yuan)工對ERP這(zhe)種帶有先進管理理念的工具產生(sheng)了認同(tong)感，并在努力改變(bian)與適應。
4、雖然在(zai)ERP實(shi)施中，還有(you)一些問題(ti)(ti)沒有(you)完全(quan)解決(jue)，但是用友提(ti)供的管(guan)理思路，為我們公(gong)司(si)解決(jue)問題(ti)(ti)提(ti)供了很好的指導(dao)，特別是實(shi)施方(fang)模(mo)板的方(fang)案與(yu)流程，解決(jue)問題(ti)(ti)的深度(du)與(yu)維(wei)度(du)，讓公(gong)司(si)所(suo)有(you)管(guan)理人(ren)員受益(yi)非淺(qian)。
---- 劉勝(sheng)利 深思電工ERP項(xiang)目經理
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